Die Herausforderung

Als Anreize, sich für die  elektronische Rechnungseingangsbearbeitungslösung von Paradatec und IBM zu entscheiden, sahen die BASF-Projektverantwortlichen

• eine Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 4 auf 1-2 Tage
• eine Verbesserung der Datenqualität, indem Fehler, wie sie beispielsweise beim Abtippen von Rechnungsdaten entstehen, minimiert werden
• mehr Transparenz im gesamten Prozess sowie ein beschleunigter Informationsfluss
• eine automatische Terminüberwachung und Aufgabenverteilung durch den SAP-Workflow
• eine verbesserte Systemintegration und
• reduzierte Prozesskosten durch personelle Einsparungen.

Die Resultate

Die Vorteile dieser automatisierten Bearbeitung und Buchung beschreibt der Leiter der BASF Projektgruppe, Oliver Bieder wie folgt: „Wir verlagern die meisten Arbeitsschritte vom Schreibtisch auf den Bildschirm. Mit dem sofortigen Scannen können wir Fehler vermeiden, wie sie beispielsweise beim Abtippen der Zahlen geschehen; und das elektronische Einlesen geht natürlich schneller als das Eintippen“. (Quelle: Ulla Biernat, "Früh gescannt - schnell geprüft", in: BASF Information Juli 2004)

Der größte Teil der Werte wird automatisch und fehlerfrei in allerkürzester Zeit an den Workflow geliefert. Durch die Weiterentwicklung der Extraktionsregeln werden inzwischen 85,7 Prozent aller Daten (inkl. der Tabellenpositionsdaten) automatisch erkannt. Ein Drittel der Rechnungen wird direkt in SAP durchgebucht, während die restlichen Rechnungen maschinell vorgebucht werden.

Durch den Wegfall diverser manueller Prozessschritte und durch die automatische Sachbearbeiterzuordnung konnte der gesamte Ablauf damit um durchschnittlich 3 Tage verkürzt werden.

Weitere Informationen

Die vollständige Fallstudie kann hier heruntergeladen werden: Fallstudie BASF (PDF, 300kB)