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"Früh gescannt – schnell geprüft"

Von Ulla Biernat (zuerst erschienen in: BASF information Juli 2004)

Auf vielen Schreibtischen in der BASF-Rechnungsprüfung stapeln sich immer weniger Bearbeitungsmappen mit Rechnungen. Denn seit Anfang Juli arbeitet die Abteilung mit einem automatischen Buchungssystem, das die Mappen überflüssig macht. Die eingehenden Rechnungen werden vor der Buchung gescannt und dann als virtuelle Dokumente bearbeitet. Die Umstellung erfolgte mit dem Projekt „Early Scanning", das im November 2003 gestartet wurde und jetzt abgeschlossen ist.

Volker Vennmann, Leiter der Rechnungsprüfung, ZFA/IC, erläutert die Umstellung: „Bevor wir das neue System einführten, haben wir die eingehenden Rechnungen sortiert, in Mappen abgelegt und an die jeweiligen Sachbearbeiter weitergegeben. Sie prüften die Rechnungen, z. B. ob die angegebene Menge mit der bestellten Menge übereinstimmte, tippten die Daten in das Buchungssystem ein und gaben die Rechnungen schließlich zur Zahlung frei. Erst dann wurden die Rechnungen gescannt, um sie zu archivieren." Jetzt ist die Reihenfolge umgekehrt: Die Rechnung wird zuerst gescannt, mit dem Buchungssystem verknüpft und dann auf elektronischem Wege geprüft. Die Vorteile dieser automatisierten Bearbeitung und Buchung beschreibt der Leiter der 21köpfigen Projektgruppe, Oliver Bieder, ZFA/AS: „Wir verlagern die meisten Arbeitsschritte vom Schreibtisch auf den Bildschirm. Mit dem sofortigen Scannen können wir Fehler vermeiden, wie sie beispielsweise beim Abtippen der Zahlen geschehen; und das elektronische Einlesen geht natürlich schneller als das Eintippen."

Das Projekt „Early Scanning" erstreckte sich auf zwei Phasen. In einem Test mit verschiedenen Fremdfirmen wählte das Projektteam ein Scan-Programm aus, das die Rechnungsdaten technisch fehlerfrei erkennt. Außerdem konzipierte das Team das Programm inhaltlich flexibel: Jede Rechnung kann formal anders aufgebaut sein, und trotzdem ordnet das System die Daten der entsprechenden Kategorie wie Datum, Liefertermin oder Preis richtig zu. In dieses so genannte Regelwerk sei vor allem das Know-how und die Erfahrung der 43 Mitarbeiter der Rechnungsprüfung eingeflossen, betont Dieter Wolff, Leiter der Rechnungsprüfung und –erfassung, ZFA/I. Bieder ergänzt: „Wir haben das ausgewählte Scan-Programm so weiterentwickelt, dass es 70 bis 80 Prozent aller Daten erkennt statt der ursprünglichen 30 Prozent." Inzwischen wird auf diese Weise ein Drittel der Rechnungen sofort maschinell gebucht.

Zusammen mit der BASF-Rechnungsprüfung Antwerpen wurde das geeignete Scan-Programm ausgewählt. Es ist geplant, das automatische Buchungssystem dort im November einzuführen. Langfristiges Ziel der Ludwigshafener Rechnungsprüfer ist es, das System auch anderen Gruppengesellschaften anzubieten. Vennmann: „Wir streben an, es zum Standard im Rechnungslesebereich zu machen. Es lässt sich leicht ins BASF-Umfeld integrieren, weil es dafür konzipiert wurde. Erste Kontakte innerhalb und außerhalb der BASF-Gruppe sind bereits geknüpft worden." Bei der BASF-Rechnungsprüfung gehen täglich zwischen 2000 und 3000 Rechnungen ein. Das Jahresbeschaffungsvolumen liegt bei elf Milliarden Euro im Jahr.